V minulém roce byla zkratka GDPR hojně skloňována, a jelikož se týká i emailingu, měla by se mu v této souvislosti věnovat zvýšená pozornost. Na toto téma byla publikována řada článků a videí, stále však přetrvává nejistota ohledně správného nastavení procesů. Jak vše nastavit, abyste se nemuseli bát stížností ze stran odběratelů ani kontroly z úřadu? V následujícím článku najdete odpovědi na nejčastější a zároveň nejdůležitější otázky, které se týkají GDPR a emailingu.
Mám databázi kontaktů v pořádku a mohu bez obav posílat newslettery?
U každého kontaktu ve vaší databázi je nutné umět určit právní titul (z jakého důvodu kontakt v databázi máte) a účel zpracování. Mnoho z vás se stále domnívá, že pro potřeby emailingu je nutné vždy získat speciální GDPR souhlas se zasíláním newsletteru. Není tomu tak. Nejčastěji se v email marketingu setkáte s následujícími právními tituly:
- Oprávněný zájem
S tímto právním titulem si vystačíte u aktivních zákazníků, kteří u vás nakoupili minimálně jednou za poslední 3 roky nebo u klientů, kteří s vámi uzavřeli smlouvu. Můžete zde aplikovat tzv. „oprávněný zájem“ propagovat své obdobné výrobky a služby pomocí kanálů přímého marketingu (e-mail, SMS). Aktivní souhlas se zasíláním newsletteru není potřeba. I tato skupina odběratelů však musí být řádně informována o způsobu nakládání s osobními údaji například pomocí odkazu na Zásady zpracování osobních údajů před odesláním objednávky.
POZOR! Pokud potřebujete osobní údaje svých zákazníků využívat i pro další marketingové účely nebo chcete propagovat i jiné, než obdobné výrobky a služby, bude nutné získat souhlas. Nejčastěji – tzv. souhlas s personalizovanou reklamou.
Zákazník má možnost udělit souhlas s akcemi a slevami na míru, ale může nakoupit i bez souhlasu.
- Souhlas se zpracováním osobních údajů
Do této skupiny většinou patří uživatelé, kteří se dostali do vaší databáze jiným způsobem, ale nikdy se nestali vašimi zákazníky. Typicky to jsou kontakty z pop-up formuláře, soutěže apod. Zde je tedy nezbytné získat souhlas se zasíláním newsletteru.
Sbírám nové kontakty podle pravidel GDPR?
E-mail marketing je velmi účinný marketingový kanál. Je tedy dobré snažit se databázi neustále rozšiřovat o nové a „živé“ e-mailové adresy. Zdrojů kontaktů může být mnoho. Na těch nejběžnějších si ukážeme příklady pro souhlas v souladu s GDPR.
Statické a pop-up webové formuláře
Právním titulem pro zpracování je v tomto případě určitě SOUHLAS. U webových formulářů neexistuje jednoznačný vzor pro GDPR souhlas. Rozhodně není vždy nezbytné aktivně zakliknout check box, pomocí kterého uživatel vyjádří souhlas se zasíláním newsletteru. V mnoha případech bohatě stačí aktivně kliknout na tlačítko „Přihlásit se“, „Odeslat“ apod. Dejte si ale pozor na zvolený text, ze kterého musí jasně vyplývat účel zpracování, tedy pravidelné zasílání newsletteru, nikoli zaslání jednorázového e-mailu se slevou na první nákup.
Souhlas je v tomto případě udělen kliknutím na tlačítko „odebírat newsletter“.
Tip: Pro tvorbu více krokových pop-up formulářů můžete vyzkoušet editor formulářů od Ecomail.cz, kde naleznete i předpřipravené šablony, které si upravíte podle svých představ.
E-book a jiné magnety
Udělejte z e-booku, případové studie nebo vzdělávacího videa pro odběratele výhodu. Postupujte podobně jako u slevového formuláře, kdy nabízíte produkt za plnou cenu nebo se slevou po zadání e-mailové adresy. Nabídněte obsah ke stažení nebo zhlédnutí za poplatek. V případě zadání e-mailové adresy, dostane uživatel výhodu – obsah zdarma. Takto však nabízejte pouze obsah, který má skutečnou hodnotu. V opačném případě by toto jednání mohlo být označeno za obcházení zákona.
E-mailová adresa výměnou za e-book v souladu s GDPR.
Nákup “bez souhlasu”
V procesu online nákupu máte ke zpracování osobních údajů právní titul „plnění kupní smlouvy“. Tento právní titul je následně nahrazen „oprávněným zájmem“. Souhlas se zasíláním newsletteru zde není potřeba. Vždy však dejte zákazníkovi možnost vznést námitku proti dalšímu zpracovávání jeho osobních údajů. V newsletteru určitě nesmí chybět odkaz pro odhlášení.
U vašich zákazníků nepotřebujete získat souhlas se zasíláním newsletteru.
Nákup “se souhlasem”
Pokud však plánujete využívat k propagaci i další marketingové kanály (např. pro Facebook Custom Audiencies), je souhlas nezbytný a zákazník vám jej musí pod objednávkovým formulářem aktivně zakliknout.
Soutěž
Hojně využívaná marketingová akce je právě soutěž. Kontakty z online nebo outdoorové soutěže můžete využít pouze za účelem organizace soutěže. Pokud si chcete kontakty i nadále ponechat za účelem zasílání newsletteru, musíte účastníky požádat o souhlas zvlášť, a to v čase sběru osobních údajů nebo ihned po skončení soutěže.
U e-mailů ze soutěže je nutné získat souhlas se zasíláním newsletteru.
NEZAPOMEŇTE!
Uživatele je vždy potřeba informovat o tom, jak s jeho osobními údaji zacházíte. Do všech výše zmíněných formulářů proto nezapomeňte umístit odkaz na vaše Zásady zpracování osobních údajů.
Musím nastavit double opt-in?
V souvislosti s GDPR je double opt-in neboli dvoufázové přihlášení hodně diskutovaným tématem. Nicméně samotné nařízení nastavení kontroly e-mailové adresy přímo nenařizuje. Určitě zvažte riziko zneužití cizí e-mailové adresy nebo zadaní chybného e-mailu přímo ve vašem podnikání. Obecně lze říct – čím jednoduší je dostat e-mail do vaší databáze, tím spíše si double opt-in nastavte. Typickým příkladem jsou sběrné formuláře na vašem webu.
Více informací o double opt-in a nastavení GDPR e-mailů pro potvrzení odběru se můžete dočíst zde.
Je nezbytné po 3 letech kontakty reaktivovat?
Rozhodně ne. Především dbejte na to, abyste v databázi nezpracovávali staré a neaktivní adresy a snažte se minimálně 1x ročně seznam kontaktů pročistit. Od jaké doby budete osobní údaj považovat za neaktivní důkladně promyslete. Většina e-shopů uvádí dobu 2-3 roky od posledního nákupu. Dobu zpracování určitě uveďte ve vašich Zásadách zpracování osobních údajů. Neznamená to však, že si nastavíte reaktivaci kontaktů až např. na 2 roky a 11 měsíců od poslední aktivity. Taková reaktivace už by pravděpodobně neměla žádný efekt. U rychloobrátkových e-shopů doporučujeme reaktivovat nejpozději za 3 měsíce od poslední aktivity.
A rada na závěr? Nekopírujte GDPR vzory, pochybné šablony nebo konkurenci. Snažte se vytvořit alespoň nejdůležitější textace a dokumenty jako jsou Zásady zpracování osobních údajů přesně na míru vašemu podnikání.
Chcete se dozvědět více informací o možnostech moderního e-mail marketingu a jeho využití? Podívejte se na stránky Ecomail.cz, nebo napište na support@ecomail.cz, kde vám rádi zodpoví vaše dotazy.
